De grens tussen onderzoek naar zelfroosteren en advies op dat gebied is niet altijd even duidelijk te trekken. Voordat wij een organisatie concrete suggesties kunnen geven over de optimale aanpak van zelfroosteren, moeten we sowieso iets meer van de organisatie weten. Veel van onze adviestrajecten beginnen dan ook met een ZelfroosterScan. Zodra de benodigde informatie is verzameld, kan voor uw organisatie een op maat gesneden advies worden verstrekt. Op deze pagina gaan we onder meer in op onze aanpak van zelfroosteren.

Om van zelfroosteren daadwerkelijk een succes te maken, moet zeker ook aandacht worden besteed aan de specifieke situatie van de opdrachtgever en de organisatiestructuur. Déhora helpt organisaties de kansen van zelfroosteren optimaal te benutten door een aanpak die is gebaseerd op 27 jaar ervaring. Vanuit die ervaring hebben we een benadering van zelfroosteren ontwikkeld die het meeste haalt uit de kansen van flexibele werktijden.

Zelfroosteren vraagt om extra aandacht

Zelfroosteren is niet zomaar een roostermethodiek en biedt vele kansen voor zowel organisaties als medewerkers. Het unieke karakter van deze vorm van individueel roosteren vraagt echter wel om extra aandacht voor bepaalde zaken.

Kaders en spelregels vaststellen
De efficiency van het rooster is afhankelijk van onder meer kaders en spelregels. Het is belangrijk om de bezettingseisen zo nauwkeurig mogelijk te laten aansluiten bij het werkaanbod. Tegelijkertijd moet natuurlijk ook rekening worden gehouden met regels uit de Arbeidstijdenwet, CAO en OR afspraken. Déhora helpt opdrachtgevers om de optimale balans te vinden.

Cultuurverandering begeleiden
Zelfroosteren is (ook) een organisatieverandering; Het gaat om democratisering van arbeidstijden en de verantwoordelijkheid voor het rooster wordt bij de medewerkers gelegd. De werkgever of planner moet leren de verantwoordelijkheid los te laten, maar medewerkers moeten ook de verantwoordelijkheid kunnen en willen dragen. Daarvoor is o.a. een basis van vertrouwen nodig. Om dit te bereiken, is veel aandacht nodig voor communicatie en het managen van verwachtingen.

Jaarurensystematiek
Wie nóg meer uit de mogelijkheden van zelfroosteren wil halen, kan deze methode combineren met een jaarurensystematiek. Daarbij wordt het aanbod in werk over een heel jaar in kaart gebracht. Op basis van dit overzicht kunnen medewerkers in drukke periodes meer werken dan in rustige tijden. Déhora licht de mogelijkheden graag toe.

Afspraken OR en CAO
Zelfroosteren is per definitie een vorm van roosteren die individueel is. Het spreekt voor zich dat goede afspraken over de arbeidsvoorwaarden onmisbaar zijn. Een uitdaging voor de komende jaren is om tot nieuwe CAO’s te komen die daar ruimte aan bieden. Déhora kan werkgevers, ondernemingsraden en vakorganisaties adviseren bij de CAO-onderhandelingen.

De bovenstaande aspecten vormen slechts een greep uit de elementen en factoren die bepalen of een zelfroostertraject succesvol is. Zelfroosteren raakt veel elementaire onderdelen van bedrijfsprocessen zoals capaciteitsplanning, arbeidsproductiviteit, bezettingseisen en werktijden. Er kan dus veel misgaan. Elders op deze website vindt u echter enkele succesverhalen die bewijzen dat zelfroosteren wérkt.

Het complete zelfroostertraject

Déhora begeleidt organisaties bij de invoering van zelfroosteren – van begin tot eind, of op onderdelen. Onze ondersteuning kan bijvoorbeeld bestaan uit een vooronderzoek (is de organisatie geschikt voor zelfroosteren?) of de uitvoering van een pilot. Ook met opleidingen (bijvoorbeeld een Masterclass Zelfroosteren) en eventuele software kan Déhora u ondersteunen. Neem vrijblijvend contact op voor een antwoord op al uw vragen over zelfroosteren.

Mits correct geïmplementeerd, kan zelfroosteren een organisatie helpen om (op verschillende niveaus) efficiënter en effectiever te opereren. Onze ervaringen in de praktijk tonen aan dat op korte termijn al tastbare resultaten van zelfroosteren haalbaar zijn, zoals een productiviteitsstijging van 3 tot 8%, een daling van het aantal plusuren / meeruren met 10 tot 15%, een daling van het ziekteverzuim met 10 tot 25% en een aanzienlijke stijging van de tevredenheid en motivatie van medewerkers.

Zelfroosteren in 3 stappen

Zelfroosteren is een unieke vorm van dienstroosterplanning. Om het werk goed te kunnen doen, heeft een organisatie op bepaalde momenten van de dag een bepaald aantal medewerkers met bepaalde kwalificaties nodig. Allereerst bepaalt de organisatie voor elk uur van de dag, elke week en elke periode de minimale en maximale bezettingsgraad. Het werkaanbod is dus uitgangs-punt voor de roosterplanning. Om aan het specifieke karakter van individueel roosteren tegemoet te komen onderscheidt Déhora 3 stappen om tot een optimaal rooster te komen.

Stap A: Medewerkers stellen hun rooster op
Iedere medewerker bepaalt wanneer en hoe lang hij wil werken, zonder rekening te houden met anderen.Een periode meer avonddiensten draaien? Een dag vrij houden voor een verjaardag? Alles wat de medewerker belangrijk vindt, kan hij of zij meenemen, natuurlijk binnen de kaders van bezettingseisen, Arbeidstijdenwet, CAO en OR-afspraken. De medewerkers stellen zo hun ideale rooster op. Er is geen sprake van wie het eerst komt, wie het eerst maalt: alle wensen tellen in principe even zwaar mee.

Stap B: Voorlopig rooster komt tot stand
Alle wensen worden bij elkaar opgeteld, waardoor een teamoverzicht ontstaat. Nu gaat het erom het rooster rond te krijgen. Iedere medewerker bepaalt voor zichzelf of het mogelijk is om aanpassingen te doen. Misschien kan iemand een uurtje eerder beginnen, of werken op dinsdag in plaats van woensdag? Het team heeft de gezamenlijke verantwoordelijkheid om de roosterpuzzel op te lossen. Aan het einde van deze fase sluit 80 tot 90% van het rooster meestal aan op de bezettingseisen.

Stap C: Definitief rooster
Hoewel het streven is om de medewerkers in fase 2 hun rooster voor 100% kloppend te laten maken, zullen er in de praktijk vaak een aantal “gaten en dubbelingen” overblijven. Voor deze laatste aanpassingen zal de planner of teamleider de knoop door moeten hakken. Om de lusten en lasten van bepaalde tijdstippen eerlijk te verdelen kan een puntensysteem worden gebruikt. Dat maakt objectief duidelijk welke medewerker aan de beurt is om roosterknelpunten op te lossen. Tenslotte wordt het definitieve rooster verspreid onder alle medewerkers en vindt een evaluatie achteraf plaats.