Zelfroosteren raakt veel elementaire onderdelen van bedrijfprocessen zoals capaciteitsplanning, arbeidsproductiviteit, bezettingseisen en werktijden. Er kan dus veel misgaan. De volgende factoren bepalen het succes van zelfroosteren:
1. Medewerkers moeten het willen.
2. Er moet werkelijk iets te kiezen zijn.
3. Medewerkers doen (ongeveer) hetzelfde werk.
4. De spelregels zijn helder en objectief te toetsen.
5. Iedereen wordt gelijk behandeld en krijgt dezelfde kansen.
6. Het management laat de verantwoordelijkheid voor het rooster los.
7. Het management blijft verantwoordelijk voor de bezettingseisen.
1. Medewerkers moeten het willen
Zelfroosteren heeft de meeste kans op succes als er iets te verbeteren valt.
Als de medewerkers nu al exact de werktijden krijgen die zij willen, dan zullen zij moeite hebben de voordelen van zelfroosteren te zien. Het is ook noodzakelijk dat ze behoefte hebben aan flexibiliteit, en flexibiliteit niet zien als het kwijtraken van zekerheden. Belangrijk is verder dat werkgever duidelijk uitlegt waarom de organisatie flexibiliteit nodig heeft. Dan ontstaat daar begrip voor.
2. Er moet werkelijk iets te kiezen zijn
Bij zelfroosteren is het van belang dat medewerkers voldoende keuzes voor werktijden kunnen opgeven. In principe geldt: hoe ruimer de bedrijfstijden ten opzichte van de contracturen, hoe meer keuzemogelijkheden er zijn. Zelfroosteren is het succesvolst bij een groep van tussen de 7 en 100 medewerkers die in verschillende levensfasen zitten. Dan is de kans groter dat ze verschillende voorkeuren hebben voor werktijden.
3. Medewerkers doen (ongeveer) hetzelfde werk
Zelfroosteren werkt het best op afdelingen waar sprake is van een beperkt aantal kwalificaties. Medewerkers dienen naamelijk grotendeels ‘onderling uitwisselbaar’ te zijn. Vanzelfsprekend niet als mens, maar wel qua kennis, vaardigheden en capaciteiten.
4. De spelregels zijn helder en objectief te toetsen
Het is cruciaal voor het slagen van zelfroosteren dat werkgever en medewerkers samen de spelregels vaststellen. Dat schept vertrouwen, en vertrouwen is de basis van zelfroosteren. Bovendien: een goede voorbereiding is het halve werk. Om de groepsverantwoordelijkheid eerlijk te laten verlopen, dient het duidelijk te zijn wie aan de beurt is om een roosteraanpassing te doen. De werkgever stelt hier een objectieve methode voor vast.
5. Iedereen wordt gelijk behandeld en krijgt dezelfde kansen
Zelfroosteren betekent dat 80 tot 90% van de werktijdvoorkeuren worden gehonoreerd. Voor de laatste percentages moeten soms concessies worden gedaan. Het is belangrijk om dat vooraf goed te communiceren. Verder is het van belang om iedereen gelijkt te behandelen: het maakt niet uit of je als eerste of laatste je voorkeur voor werktijden invult en er worden in principe geen uitzonderingen gemaakt voor collega’s die het tóch anders willen.
6. Het management laat de rooster-verantwoordelijkheid los
Zelfroosteren is meer dan een verandering in het planproces. Medewerkers krijgen het recht om zelf hun werktijden te bepalen en hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om de bezettingseisen en details van de arbeidstijd in te vullen. Durf als management de controle los te laten.
7. Het management blijft verantwoordelijk voor bezettingseisen
De organisatie bepaalt op basis van het werkaanbod hoeveel medewerkers er nodig zijn op een bepaald uur of een bepaalde dag. Hoe adequater de bezettingseisen zijn opgesteld, hoe groter het voordeel is dat de werkgever heeft bij zelfroosteren.
Méér weten over de mogelijkheden en moeilijkheden van zelfroosteren? Dat kan bijvoorbeeld door middel van een zelfroosterscan of een pilot-project om vast te stellen of zelfroosteren bij uw organisatie past. Ook verzorgen wij bijvoorbeeld opleidingen. Maar ook als u zich nog aan het oriënteren rond flexibel werken bent maken we graag tijd voor u. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden van zelfroosteren.